Chaoot is my middlename

Ik ben een chaoot. Ik heb het altijd druk en ik maak het mezelf ook altijd druk. Daar kan ik weinig aan doen (ik wil geen Ritalin) en dat is ook niet erg. Het hoort bij mijn werkwijze. Maar er zit een hele grote keerzijde aan. Ik vergeet wel eens prioriteiten te stellen. En daardoor gaan dingen mis. Ik vergeet belangrijke e-mailtjes, ik vergeet voicemails af te luisteren of terug te bellen, ik overschrijd deadlines, ik vergeet mondelinge afspraken en toezeggingen etc… Een goede oplossing zou een (virtual)assistent zijn, maar die vergeet ik dan weer te informeren.

Alles zelf doen

Ik moet (en wil) het dus zelf doen. Aard van het beestje. Om dat op te lossen bedenk ik allerlei hulpmiddelen (electronisch en gewoon analoog). To-do-lists, agenda, aantekeningenblaadjes, enzovoort.

To-do muur

To-do muur

Ik heb zelfs een van de muren van mijn kantoor ingericht als grote to-do-list. Dat werkt prima, als ik daar werk. Als een taak klaar is, gaat het blaadje in de prullenbak. Voor mijn presentaties werk ik een verhaal uit op een A3 vel en die gaat op het grote planbord. Ook dat gaat goed. Maar mijn grootste struikelblok is e-mail. Daarom heb ik mijzelf ook voor dit jaar een doel gesteld:

Minder e-mail

Posted using Mobypicture.com

En precies om de reden die Paul Graham ooit gaf: “E-mail is de meest ongestructureerde en irritante to-do list.”

Maar dat valt nog niet mee. E-mail is voor mij namelijk ook een extern geheugen. Ik kan altijd alles terugvinden, tot jaren geleden. Dus weggooien kan ik niet. Wil ik niet, bang iets te missen.

Mailbox

Sinds enkele maanden maak ik gebruik van de app mailbox (Martijn Aslander toonde mij hier de beta versie van op een verjaardag). Het doel van mailbox (gekoppeld aan je gmail) is dat je werkt naar een nulpunt. Go to zero zoals zij dat zelf zeggen. Oftewel, zorgen dat je geen openstaande e-mail meer hebt. Tot aan gisteren gaf mailbox mij aan dat ik nog 2700 mailtjes moest verwerken. Omdat het gisterochtend rustig was ben ik begonnen met archiveren van oude e-mail. Alle mail van 2009, 2010, 2011 en 2012 in aparte archiefmappen. Dat scheelde al veel. Vervolgens ben ik de overgebleven e-mail gaan beantwoorden, verwijderen, archiveren etc… Het resultaat: vanochtend stond ik op 19! Wat een verademing is dat. Wat een rust geeft dat in je kop.

Ruimte voor nieuwe dingen

Die 19 mailtjes zijn mailtjes die wat meer aandacht vragen. Een factuur, een offerte, een samenwerkingsvoorstel, etc… Daar ga ik nu mee aan de slag. Ik wil vandaag aan het einde van de dag op 0 staan. Het kan, dus het moet 🙂 Want dan kan ik weer aan de slag met nieuwe dingen. En elk nieuw e-mailtje zal ik meteen gaan verwerken. Om te zorgen dat de box niet weer volloopt.

In de tijd dat ik deze blog plaatste, zijn er weer zes mailtjes binnengekomen, dus ik ben weer aan de slag!