E-mail terugbrengen naar 0? Het kan! Zelfs mij lukt het bijna

Chaoot is my middlename

Ik ben een chaoot. Ik heb het altijd druk en ik maak het mezelf ook altijd druk. Daar kan ik weinig aan doen (ik wil geenย Ritalin) en dat is ook niet erg. Het hoort bij mijn werkwijze. Maar er zit een hele grote keerzijde aan. Ik vergeet wel eens prioriteiten te stellen. En daardoor gaan dingen mis. Ik vergeet belangrijke e-mailtjes, ik vergeet voicemails af te luisteren of terug te bellen, ik overschrijd deadlines, ik vergeet mondelinge afspraken en toezeggingen etc… Een goede oplossing zou een (virtual)assistent zijn, maar die vergeet ik dan weer te informeren.

Alles zelf doen

Ik moet (en wil) het dus zelf doen. Aard van het beestje. Om dat op te lossen bedenk ik allerlei hulpmiddelen (electronisch en gewoon analoog). To-do-lists, agenda, aantekeningenblaadjes, enzovoort.

To-do muur

To-do muur

Ik heb zelfs een van de muren van mijn kantoor ingericht als grote to-do-list. Dat werkt prima, als ik daar werk. Als een taak klaar is, gaat het blaadje in de prullenbak. Voor mijn presentaties werk ik een verhaal uit op een A3 vel en die gaat op het grote planbord. Ook dat gaat goed. Maar mijn grootste struikelblok is e-mail. Daarom heb ik mijzelf ook voor dit jaar een doel gesteld:

Minder e-mail

Posted using Mobypicture.com

En precies om de reden die Paul Graham ooit gaf: “E-mail is de meest ongestructureerde en irritante to-do list.”

Maar dat valt nog niet mee. E-mail is voor mij namelijk ook een extern geheugen. Ik kan altijd alles terugvinden, tot jaren geleden. Dus weggooien kan ik niet. Wil ik niet, bang iets te missen.

Mailbox

Sinds enkele maanden maak ik gebruik van de app mailbox (Martijn Aslander toonde mij hier de beta versie van op een verjaardag). Het doel van mailbox (gekoppeld aan je gmail) is dat je werkt naar een nulpunt. Go to zero zoals zij dat zelf zeggen. Oftewel, zorgen dat je geen openstaande e-mail meer hebt. Tot aan gisteren gaf mailbox mij aan dat ik nog 2700 mailtjes moest verwerken. Omdat het gisterochtend rustig was ben ik begonnen met archiveren van oude e-mail. Alle mail van 2009, 2010, 2011 en 2012 in aparte archiefmappen. Dat scheelde al veel. Vervolgens ben ik de overgebleven e-mail gaan beantwoorden, verwijderen, archiveren etc… Het resultaat: vanochtend stond ik op 19! Wat een verademing is dat. Wat een rust geeft dat in je kop.

Ruimte voor nieuwe dingen

Die 19 mailtjes zijn mailtjes die wat meer aandacht vragen. Een factuur, een offerte, een samenwerkingsvoorstel, etc… Daar ga ik nu mee aan de slag. Ik wil vandaag aan het einde van de dag op 0 staan. Het kan, dus het moet ๐Ÿ™‚ Want dan kan ik weer aan de slag met nieuwe dingen. En elk nieuw e-mailtje zal ik meteen gaan verwerken. Om te zorgen dat de box niet weer volloopt.

In de tijd dat ik deze blog plaatste, zijn er weer zes mailtjes binnengekomen, dus ik ben weer aan de slag!

 

 

About JW

Jan Willem Alphenaar - spreker en kennisdeler.
This entry was posted in column, ondernemen and tagged , , , , . Bookmark the permalink.

7 Responses to E-mail terugbrengen naar 0? Het kan! Zelfs mij lukt het bijna

  1. Veel succes JW! De volgende stap is het onderwijzen van de afzenders van die mails, met deze blog en hopelijk later een vervolg op je ervaringen ben je al een heel eind.

    Zelf heb ik een eigen mix gemaakt van Covey & GTD. Middel maakt niet veel uit, als het maar werkt voor jezelf. Inderdaad ook veel archiefmappen om nog ooit iets terug te kunnen zoeken (dat gaat prima met Gmail en dus de Google zoekfunctie), en ook mails direct in een mapje NU DOEN, PANIEK, of DOEN WANNEER TIJD, of hoe je ze ook wilt noemen zetten, of gewoon weggooien. En filters maken, om mails die je wel wilt hebben en bewaren (bv overzicht van betalingen, etc) meteen naar een archief te zetten.

    Ik blijf me alleen verbazen over de ongevraagde nieuwsbrieven die maar blijven komen, cc-tjes en meer ….

  2. Victor says:

    Klasse! Nu die 19 mails nog…
    Je kan er trouwens ook een spelletje van maken: http://emailga.me/
    Werkt ook prima.

  3. Ik probeer ook te werken met de 1blik.nl agenda. Ook een handige manier om te plannen, maar vergt wel weer regelmaat.
    Ik noteer alles in mijn mobiele agenda, sync aan outlook en gmail. Zo kom ik het overal tegen ๐Ÿ˜‰

    Deze eigenschappen passen allen binnen het begrip beelddenker. Altijd leuk om te lezen dat we niet de enige succesvolle chaoot zijn in dit leven! Ik probeer me ook niet te veel aan regeltjes te verbinden want dan verlies ik mijn creativiteit. Succes!

  4. Herkenbaar! Ik hou ook van het opgeruimde gevoel van een opgeruimde mailbox en de extern geheugenfunctie ervan is inderdaad erg fijn.
    Ik werd ook knetter van alle mails die ik vaak toch niet of maar half las (nieuwsbrieven van interessante zaken, alerts van websites waar ik ook mailtjes van kreeg, meldingen van websites, berichtjes.) Moeilijk voor mij want ik wil niets missen (maarja, dat doe je toch wel…) dus toen ben ik gaan schrappen, websites opgeslagen bij favorieten voor later en verder “unsubscribe” en “no notifications”.

    Wat een heerlijk gevoel om niet meer dat opgejaagde gevoel te hebben en meteen het gevoel van “ohjee ik moet nog dit ik moet nog dat, ik wil ik wil van alles wat”.

  5. Dag Jan Willem,
    Inbox leeg, een loffelijk streven. Dat geeft rust. Maar: rubriceren van de mail in je emailprogramma, dat is zoiets als een mappenindeling maken in je brievenbus aan de straat. En dan lees ik ook nog dat je daarin in feite je oudpapier bewaart ๐Ÿ˜‰

    Mail is drager van projectgebonden informatie, soms van dito taken. Berg die bij je project op, of werk het af. EN GOOI HET DAN WEG. Tenzij je archiefmedewerker bent ๐Ÿ˜‰

    En een overzicht aan de muur is handig, maar het triggert je op elk moment van de dag. Kennelijk is je adagium ‘ik moet de hele dag dingen doen’; het lijkt me belangrijker om daar vanaf te komen dan van die mail. Waar heb je die overtuiging voor nodig? Waarom zo doenerig?

    Maak een overzicht van je doelen en hang daar je taken in. Taken die je overhoudt omdat ze niet bij een overtuigen doel horen, doe je niet. Die gooi je weg, omdat ze van iemand anders zijn ๐Ÿ˜‰

    Succes in de strijd!
    Met enthousiaste groet,
    John Vrakking | In รฉรฉn keer goed!

  6. ‘…een overtuigen doel…’ = ‘…een overstijgend doel…’
    Met excuses!

  7. suzie says:

    als collega chaoot kijk ik vol bewondering ๐Ÿ™‚

Comments are closed.