Op tijd betalen – fatsoen of uniek?

boekhouding

Vanochtend opende ik mijn telebankieren en mijn excel file met openstaande posten (ja ik houd mijn boekhouding graag simpel).

Net als altijd loop ik dan de bijschrijvingen door en die match ik dan aan de openstaande posten. Overzichtelijk en handig. In een oogopslag zie ik hoeveel er nog open staat en vooral ook hoe lang die facturen openstaan.

Openstaande post = geen geld
Als kleine zelfstandige, die zelf zijn broek moet ophouden, ben ik altijd heel blij met klanten die dezelfde dag betalen. Die snappen dat ik niet elke maand een loonstrookje krijg en dat ik ook mijn kosten heb. Dus hoe sneller zij mij betalen, des te makkelijker kan ik aan mijn verplichtingen voldoen. En gelukkig bestaan die klanten. Die klanten staan bij mij op een voetstuk. Die kunnen mij vandaag bellen om vanavond nog een presentatie te geven. Die klanten roem ik ook op Twitter. Maar helaas is dat een handjevol.

Er bestaan echter nog steeds klanten die geen respect hebben voor de kleine zelfstandige. Die denken dat vier tot zes weken een prima betalingstermijn is om een ZZP’er te betalen. Nou mooi niet! Ik moet ook elke maand mijn verzekeringen betalen, de huur van mijn kantoor, mijn boodschappen en mijn bijdrage aan het huishouden. Dat kan ik ook niet zes weken uitstellen. En als kleine zelfstandige in deze tijd heb je ook niet veel reserves.

De boekhouder? Wie is dat?
Er zijn klanten die je vriendelijk wijst op het openstaan van een factuur en die je dan heel netjes melden dat deze doorgestuurd is naar de boekhouder. Daar heb ik niets aan, daar koop ik geen brood voor. Sterker nog, ik ken die boekhouder niet en hij of zij kent mij ook niet. Die weet misschien niet eens dat ik een kleine zelfstandige ben en die ziet dus ook geen noodzaak om de factuur op tijd te betalen.

Ik zie me al staan bij de bakker. “Mag ik van u twee croissantjes en een halfje wit? De rekening leg ik bij de boekhouder.” No way dat ik mijn brood mee krijg.

Mijn aanpak
Ik weet uit mijn verleden (faillissement) dat het belangrijk is dat klanten op tijd betalen. Alleen dan kan ik aan mijn lopende verplichtingen doen. Ik heb deze al geminimaliseerd want ik weet wat een strop dat kan zijn. Dus alles wat ik zelf kan doen, besteed ik niet uit. Als ik iets wil aanschaffen dan zorg ik eerst dat ik dat geld heb, voordat ik overga tot de aankoop. Is niet zo raar in mijn beleving. Ik weet wat iets kost, ik zorg dat ik dat geld heb en dan kan ik het kopen. Zo is het ook met mijn dienstverlening. Een klant wil mij inhuren, ik geef netjes een offerte zodat de klant vooraf weet wat het kost. De klant kan daar dus op dat moment al rekening mee houden en dat geld apart houden. Op het moment dat ik de factuur stuur, gaat deze altijd geadresseerd aan mijn contactpersoon. Dat is tenslotte degene die mijn dienst afneemt. Ik stuur een factuur ook altijd met een persoonlijke boodschap. Per e-mail, met ontvangstbevestiging. Daar zet ik ook altijd netjes in dat een vlotte betaling door deze kleine ondernemer zeer gewaardeerd wordt. Lijkt me niet zo ingewikkeld. En over het algemeen werkt dat.

De rotte appels
De rotte appels echter, maken het gewoon minder leuk voor een ZZP’er. Mijn beroep is kennisdeler, niet boekhouder of incassomedewerker. Ik wil niet achter mijn geld aan zitten. Ik wil dat je gewoon betaalt. Uit fatsoen. Ik heb mijn werk voor jou gedaan, het enige dat jij hoeft te doen is betalen.

Alleen nog maar vooruit betalen
Ik heb al een tijd geleden ingevoerd dat klanten mij vooraf moeten betalen. Dat gaat over het algemeen goed, maar bij last-minute klussen wil dat nog wel eens lastig zijn. Maar misschien moet ik dat minder lastig maken. Misschien moet ik wel, voordat ik het podium op ga voor een lezing even inloggen bij telebankieren. Als het geld dan niet op mijn rekening staat, dan gaat de lezing of presentatie niet door. Lastig voor de klant want hij heeft een zaal vol mensen die een presentatie verwachten. Maar het lijkt wel alsof de rotte appels je hier toe dwingen.

Vicieuze cirkel
De economie gaat hier aan kapot. Echt. Als een opdrachtgever laat is met betalen aan een ZZP’er, dan komt de ZZP’er in problemen. Hij of zij is dan niet meer in staat om op tijd zijn eigen rekeningen te betalen. Daardoor ontstaat er bij de crediteuren een betalingsachterstand. Voor de mobiele telefoon, de huur, de verzekering, etc… Als dit structureel is, komt de ZZP’er in serieuze problemen. Hij kan op een zwarte lijst komen bij verzekeringsmaatschappijen, hij kan een notitie krijgen bij het BKR of erger nog, hij kan failliet gaan. En dat is dan de schuld van de bedrijven die te laat betalen.

Stop deze vicieuze cirkel, toon fatsoen en respect door op tijd te betalen. Of liever nog, betaal meteen. een kleine moeite, maar hiermee red je een ZZP’er en uiteindelijk de economie!

Zo en nu ga ik weer werken. Kennisdelen. En deze blogpost stuur ik even door naar alle klanten waarbij nog een rekening openstaat. Alle acht!

 

Toevoeging:

Kerst en oud en nieuw zijn geen excuus om te laat te betalen. Dat moet juist een reden zijn om op tijd te betalen!

 

About JW

Jan Willem Alphenaar - spreker en kennisdeler.
This entry was posted in column, ondernemen and tagged , , , , , , , , , , , , , . Bookmark the permalink.

17 Responses to Op tijd betalen – fatsoen of uniek?

  1. deze blog is een prachtige reminder voor mijn langzaam betalende galerieen. tot drie maanden duurt het soms en dan meer dan 40 % provisie. heel frustrerend.

  2. Rob says:

    Zeer herkenbaar. Ik heb me vandaag nog kwaad gemaakt op een klant (een middelgrote uitgever) die zonder overleg besloten heeft dat 3 maanden (!!) een normale betalingstermijn is. Schandalig.

    • Alex says:

      Zolang de schuldenaar (te) laat betalen redelijk straffeloos kan laten passeren zal je als schuldeiser hier altijd mee te maken hebben. Dat uitgeverijen laat betalen is wel logisch, volgens het CBS krijgen uitgeverijen gemiddeld pas na 2 maanden betaald. Voor hun geld dan ook: uitgeven is makkelijker dan incasseren.

      Overigens in het algemeen krijgt de zakelijke dienstverlening pas na 2 maanden betaald, in plaats van (vaak) de afgesproken 30 dagen.

      En al die tijd moet je dus de gemaakte kosten voorfinancieren. Kosten die je niet in de prijsstelling hebt opgenomen.

      Toch een tip, als je je strak aan de termijnen houdt met factureren en herinneren, dan kan je de rente en (incasso)kosten al snel in rekening brengen bij je debiteur en die is wettelijk verplicht dan om die te betalen. Komt het respect vanzelf weer terug.

  3. Een tip voor de ZZP-er: gebruik (net als ik) een online systeem dat facturen per e-mail verstuurd. Na de betalingstermijn worden in zo’n systeem automatisch een herinnering en aanmaning gestuurd.

    Betalingen kun je makkelijk invoeren zodat je dit alles niet hoeft bij te houden in Excel. Ook inkoopfacturen kun je hier invoeren zodat je aan het einde van de maand/het kwartaal een automatisch overzicht hebt voor je BTW aangifte.

    Voorbeelden: Moneymedic.eu en moneybird.nl (beide Nederlandse bedrijven).

    • JW says:

      een herinnering en aanmaning zijn nog steeds geen betaling

      • Klopt! Maar zo’n herinnering werkt wel! Bovendien kun je met het systeem dat ik gebruik ook laten betalen via iDeal. Dat maakt het misschien makkelijker om sneller te betalen.

        Overigens ben ik het volledig eens met je statement, dit is alleen een tip om de administratieve last te verlagen en de klant sneller te laten betalen.

  4. Helemaal mee eens! Met deze toevoeging: dit leed is niet voorbehouden aan zzp-ers maar ook aan (kleine) ondernemingen met personeel. Met dezelfde gevolgen.

  5. Op tijd betalen: ik zie het als fatsoen en als een zakelijke afspraak. Bij ondernemen hoort afnemen, en bij afnemen hoort betalen. Dus daar ben ik het zeker mee eens.

    Wat ik, vanuit mijn persoonlijk punt, als ietwat kort door de bocht ervaar is het bestempelen van mensen als rotte appel als zijn niet betalen. Ik kan me voorstellen dat als jij een contactpersoon hebt bij een bedrijf, hij/zij jou graag wil hebben, maar niet zelf betaald. Dus de afdeling facturatie. Hij krijgt jouw factuur, tekent voor akkoord, zend het door en vervolgens gaat het bedrijf betalen.

    Vaak hanteert men binnen bedrijven nu eenmaal een bepaalde betalingstermijn. Uiteraard kan jij in jouw eigen voorwaarden beschrijven dat er binnen 30 dagen betaald moet worden. Maar om nu direct een betaling vooraf te willen, dat zal bij veel bedrijven kunnen leiden tot het niet meer willen afnemen van jouw dienst. Bij veel bedrijven zal dit namelijk niet zo werken.

    Een andere insteek rondom deze, begrijpelijk, belangrijke zaak is wellicht wat positiever: beloon mensen bij snelle betaling, en ‘bestraf’ ze als ze de termijn overschreiden. Factuurkorting leveren bij betaling binnen 14 dagen is een veelgebruikt iets.

    Op zo’n dergelijke manier kunnen klanten het zelfs leuk gaan vinden jou zsm te betalen….en zijn ze glimmende appeltjes, ipv rotte.

    Succes!

    ps: laat niet onverlet: gaat men niet betalen, dan geen zaken meer..

    • Karel Peters says:

      wat Edwin van Enck zegt daar sluit ik me helemaal mee aan:

      Een ZZP moet ook bedenken dat hij gewoon een bedrijf is als zovele. Dus waarom zouden wij voor deze groep een uitzonderign moeten maken.

      ZZP-ers willen in alles een uitzonderingspositie zijn/innemen, maar wel altijd in hun voordeel. Ondernemen is risoco lopen. het heeft zijn voor- en nadelen.

      • JW says:

        Zo niet met je eens Karel.
        Maar het gaat vooral om afspraken die gemaakt worden en niet nageleefd.

  6. Wat gij niet wilt dat u geschiedt doe dat ook een ander niet.
    Is altijd mijn motto geweest.
    Zo ook met betalingen.
    Mijn voormalige boekhouder (nu doe ik dit zelf) verbaasde zich er altijd over dat ik zo snel betaalde.

    Ik betaal iedere week mijn facturen, dus geen achterstand.
    Helaas zit ook ik wel eens krap bij kas als er i.d.d. niet snel betaald wordt en dan kan ik niet aan mijn eigen opgelegde verplichting voldoen.
    Dat geeft me nog een rotgevoel ook.
    Van mijn vorige bedrijf, waar ik zaken deed met grotere klanten weet ik dat diegenen die je dienst inhuurt, meestal niet zelf de betaling doet, maar dit doorstuurt naar de boekhouding.
    Deze persoon voelt zich er vaak erg vervelend onder en zal er in de meeste gevallen voor zorgen dat er alsnog tot snellere betaling wordt overgegaan.
    Ze schamen zich als ze erachter komen hoe lang het bij hun bedrijf duurt alvorens er tot betaling wordt overgegaan.

    Bij mijn vorige bedrijf was ik standaard een half uur per week bezig met betalingsherinneringen.
    Daar kon ik me altijd erg kwaad om maken.
    Omdat een ander niet aan zijn plicht voldeed moest ik weer in actie komen.

    Ik ben het helemaal eens met je blog en ga hem ook rondsturen.
    succes ermee.

    een gelukkig met geldgroet
    tineke

  7. Ik deel je mening slechts deels JW. Meteen betalen kan je vragen, maar zelf hanteer ik, bij mijn eigen betalingen ook, altijd gewoon de betalingstermijn die de organisatie aangeeft. 14 dagen… doe ik. 30 dagen.. doe ik. Maar dezelfde dag betalen? Nee, ik betaal ook niet elke dag rekeningen. Administratie doe ik wekelijks / tweewekelijks.

    Mijn betalingen komen ook vaak laat binnen. Gelukkig heb ik voldoende buffer dat steeds op te vangen.

    Ik deel wel je mening dat afspraken afspraken zijn. Dus de partijen die zelf eigenhandig betalingstermijnen aanpakken of traineren heb ik een stront hekel aan. Daar onderhandel ik dus ook nooit meer mee en die betalen altijd dus ook gewoon het volle pond. Ik heb ook wel eens wat relaties laten vallen om deze reden, waren ook kleine zelfstandigen, die mij gingen vertellen dat ze, omdat hun klanten dat deden, betalingstermijnen ging hanteren van 45 dagen voor goede en 90 voor gewone relaties. Ik heb hem gezegd dat het me hogelijk verbaasde dat hij voor 4 cent zijn relatie met mij op het spel ging zetten (het ging om 400 euro, dus 30 dagen extra betalingstermijn was gok ik maximaal 4 cent die hij extra zou krijgen aan rente). Hij begreep niet hoe hij onze relatie op het spel zetten hierdoor. Tja… einde relatie dus.

  8. Anja Hage says:

    Zo herkenbaar en helemaal met je eens!
    Als je aan mij vraagt wat ik het minst leuk vind aan ondernemen dan is het wel achter betalingen aan zitten en zeker voor diensten die ik naar tevredenheid geleverd heb. Dan zorg je toch ook voor een snelle betaling of in ieder geval op tijd? De ervaring leert in de afgelopen jaren helaas anders, wat regelmatig voor frustraties zorgt.

    Zeker de facturen in december die niet binnen de betalingstermijn in dezelfde maand (voor de kerst) betaald worden. En dan inderdaad bij een herinnering “degene die voor de betalingen zorgt is nu met kerstvakantie” als excuus gebruiken, terwijl ik dan denk dan zorg je toch voor betaling voordat je vakantie begint. December is tenslotte best een dure maand.

    Ik hanteer ook steeds meer vooruitbetaling, wat goed bevalt maar inderdaad niet altijd toepasbaar is. In 2013 wil ik zeker nog beter voor een voldoende buffer gaan zorgen, wat niet meevalt in deze tijd maar wel belangrijk is.

    Ik gebruik naar tevredenheid al jaren Moneybird voor facturatie, met de extra iDEAL betaalmogelijkheid om betaling nog makkelijker te maken. Daarnaast zal ik in mijn persoonlijke boodschap ook eens de zin opnemen dat een vlotte betaling zeer gewaardeerd wordt. Dank voor deze tip!

  9. Prima verhaal. Alleen betreft het inderdaad -zoals Karel, en eigenlijk ook Bas zegt- ook kleine en middelgrote organisaties. Maar zzp-ers zijn wel degelijk het frisse, nieuwe elan in deze stagnerende economie. Daar mogen opdrachtgevers best bij stil staan.

    Ik erger me overigens vooral dood aan opdrachtgevers die mijn presentatie niet snappen, maar wel betalen.

  10. Walter says:

    Veel bedrijven verstoppen zich achter procedures en gebruiken leveranciers als een soort bank.
    Maar uiteindelijk draait het om respect.
    Respect voor inzet, tijd en talent.

  11. Denise says:

    Het is vervelend als klanten te laat betalen, dus na de afgesproken termijn. Ik persoonlijk vind dat niet fatsoenlijk, maar niet alle mensen vinden hetzelde gedrag fatsoenlijk.
    Een telefoontje naar de persoon, belast met de betalingen, wil nog wel eens helpen.
    Daarnaast is het van belang je oor te luister te leggen ten aanzien van de kredietwaardigheid van bedrijven waarvoor je werkt. Dit kan ook een reden voor te late betalingen zijn.

  12. Ton Moes says:

    Helaas weet ik er alles van. Momenteel 2 facturen die maar niet betaald worden waarvan één al vanaf 23 juli 2012. Bij het manen hiervan telkens te horen krijgen dat ‘hij nu is doorgestuurd’.

Comments are closed.